Pada tulisan kali ini kita akan membahas tentang cara menggunakan PowerPoint yang ditujukan buat pembaca yang masih awam. Jadi, bagi Anda yang merasa sudah familiar dengan PowerPoint silakan berpindah ke tulisan lainnya… hehehe.

cara menggunakan powerpoint

Mengenal area kerja PowerPoint

Panduan berikut ini saya buat menggunakan PowerPoint 2013. Versi lainnya mungkin terdapat sedikit perbedaan.

Tidak perlulah ya saya tunjukkan bagaimana cara membuka programnya. Saya yakin sudah pada bisa. Kita langsung saja ke area kerjanya.

cara menggunakan powerpoint

  1. Ribbon
  2. Slide
  3. Panel slide
  4. Panel notes
  5. Panel view
  6. Panel zoom
  7. Akses cepat

Ribbon merupakan bagian yang memuat komponen tab, grup, dan tombol-tombol perintah.

Slide adalah tempat kerja utama untuk membuat presentasi.

Panel slide adalah bagian yang memuat urutan slide-slide yang telah atau sedang dibuat.

Panel notes adalah tempat untuk menuliskan catatan-catatan terkait slide presentasi.

Panel view adalah bagian yang memuat beberapa perintah untuk mengatur tampilan slide dan untuk slide show.

Panel zoom untuk mengatur ukuran tampilan slide.

Akses cepat berisi beberapa tombol perintah.

Mengenal Ribbon

Sekarang mari kita lihat lebih dalam tentang Ribbon.

ribbon-powerpoint

  1. Tab
  2. Grup
  3. Tombol perintah
  4. Tombol dialog

Tab merupakan bagian yang berbentuk tabulasi yang memuat beberapa kelompok tombol perintah. Yang termasuk tab yaitu Home, Insert, Design, dst.

Grup adalah sekelompok tombol perintah berdasarkan fungsi tertentu. Misal grup untuk mengatur huruf atau Font.

Tombol perintah adalah tombol untuk menjalankan perintah tertentu. Misal menebalkan huruf, membuat lis, dll.

Tombol dialog berfungsi untuk membuka jendela dialog yang berisi serangkain perintah yang lebih kompleks.

Memilih dan mengatur tema presentasi

Banyak presenter yang tidak menyarankan menggunakan tema bawaan PowerPoint. Karena tema-tema tersebut cenderung kaku dan tidak menarik.

Tapi, buat pemula tidak apa-apalah menggunakan tema bawaan. Daripada ribet buat tema sendiri, nanti slide presentasinya malah tidak jadi-jadi.

Kita pilih saja tema yang tidak ramai dan enak dipandang.

tema-powerpoint

  1. Klik tab Design.
  2. Klik panah untuk melihat pilihan tema atau panah paling bawah untuk membuka seluruh pilihan.
  3. Pilih tema yang ingin digunakan.

Setelah memilih tema, kita pun bisa mengatur beberapa bagian dari tema tersebut, seperti kombinasi warna, huruf, efek pada elemen, dan latar slide.

tema-powerpoint2

Klik panah paling bawah pada grup Variants untuk mengatur pilihan-pilihannya sesuai keinginan Anda.

Cara menyimpan slide presentasi

Ketika sedang membuat slide, jangan lupa untuk menyimpan file Anda secara berkala. Untuk menyimpan file ada beberapa yang bisa dipilih:

  1. Tekan tombol ctrl + S pada keyboard.
  2. Klik tombol save pada panel akses cepat.
  3. Klik File kemudian pilih Save atau Save As.

Untuk menyimpan file pertama kali, akan muncul jendela pengaturan.

menyimpan-powerpoint

  1. Pilih folder tempat penyimpanan.
  2. Beri nama slide presentasinya.
  3. Klik Save.

Untuk penyimpanan berikutnya cukup klik save saja.

Memasukkan dan mengatur teks dalam slide

Memasukkan teks dalam slide bisa menggunakan text box yang ada pada tab Home, grup Drawing.

teks-powerpoint

  1. Pada tab Home.
  2. Klik tombol Text Boxt.
  3. Klik dalam area slide untuk menuliskan teks.
  4. Anda bisa mengatur jenis, besar, warna huruf, dll dalam grup Font.
  5. Sedangkan rata kiri, kanan, tengah, dll pada grup Paragraph.

Memasukkan gambar ke dalam slide

Untuk mempercantik slide presentasi yang sedang dibuat, Anda bisa menggunakan gambar atau foto yang relevan dengan topik pembahasan. Cara memasukkan gambar adalah:

gambar-powerpoint

  1. Klik tab Insert.
  2. Klik Pictures.
  3. Pada jendela baru yang terbuka, pilih folder tempat gambar berada.
  4. Pilih gambar yang akan digunakan.
  5. Klik Insert.

Menambahkan animasi

Animasi bisa digunakan agar presentas Anda lebih menarik. Yang penting animasinya tidak berlebihan, alih-alih menarik nanti justru mengganggu.

Pada tab Animations, terdapat empat kelompok animasi yaitu Entrance, Emphasis, Exit, dan Motion Paths.

Entrance adalah animasi bagaimana suatu elemen akan tampil atau muncul dalam slide.

Emphasis adalah animasi untuk memberi efek penekanan pada suatu elemen.

Exit adalah animasi untuk menghilangkan suatu elemen dari slide.

Motion Paths adalah animasi yang bergerak berdasarkan garis atau jalur yang ditentukan.

Untuk menambahkan animasi pada teks, gambar, atau grafik, klik terlebih dahulu elemen yang akan diberi animasi, kemudian:

animasi-powerpoint

  1. Klik tab Animations. Kemudian klik tanda panah paling bawah pada grup animasinya untuk melihat lebih banyak pilihan animasi.
  2. Pilih animasi yang akan digunakan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang animasi PowerPoint, Anda bisa membaca pada tulisan sebelumnya >> klik di sini.

Menambah efek transisi antar slide

Di PowerPoint, Anda pun bisa menambahkan efek ketika akan berpindah dari satu slide ke slide berikutnya. Caranya, klik slide yang akan diberi transisi, kemudian:

transisi-powerpoint

  1. Klik tab Transitions.
  2. Klik panah ke bawah untuk melihat pilihannya. Atau klik panah paling bawah untuk membuka semua pilihannya.
  3. Klik transisi yang ingin digunakan.

Menyisipkan file suara ke dalam slide

Ada kalanya ketika membuat presentasi kita ingin menambahkan suara, misalnya testimoni pelanggan yang telah direkam sebelumnya.

audio-powerpoint

  1. Klik tab Insert.
  2. Klik Audio.
  3. Pilih Audio on My PC.
  4. Pilih folder di mana file audio berada.
  5. Pilih file audio yang ingin digunakan.
  6. Klik Insert.

Di slide akan tampil ikon speaker. Silakan atur posisinya. Untuk memainkan audionya bisa dengan cara di klik atau otomatis ketika slide ditampilkan.

Lebih dalam tentang ini akan dibahas secara terpisah.

Memasukkan video dalam slide

Selain audio, Anda pun bisa memasukkan video dalam slide. Misalnya video testimoni pelanggan yang telah direkam sebelumnya.

video-powerpoint

  1. Klik tab Insert.
  2. Klik Video.
  3. Pilih Video on My PC.
  4. Pada jendela yang terbuka, pilih folder tempat video berada.
  5. Pilih video yang ingin digunakan.
  6. Klik Insert.

Menyimpan slide presentasi dalam format pdf

Ada kalanya setelah presentasi kita ingin membagikan presentasi kita ke audiens. Cara yang banyak dipilih biasanya memberikannya dalam bentuk file pdf dibanding file ppt. Karena pdf biasanya ukuran filenya lebih kecil dan tidak bisa diedit lagi.

pdf-powerpoint

  1. Klik tab File.
  2. Klik Save As.
  3. Pilih penyimpanan di Computer.
  4. Klik Browse.
  5. Pada jendela yang terbuka, pilih folder dimana file akan disimpan.
  6. Pilih PDF pada kolom Save as type.
  7. Beri nama filenya.
  8. Klik Save.

Menyimpan slide dalam bentuk video

Sejak PowerPoint versi 2010 hingga yang terbaru sudah dibekali kemampuan untuk mengekspor slide menjadi video. Ini tentu sangat bermanfaat bagi Anda yang ingin mengunggah slide ke media berbagi video, seperti Youtube.

Video yang dihasilkan menyertakan seluruh animasi dan transisi yang dipakai dalam slide. Keren kan…

simpan-video-powerpoint

 

  1. Klik tab File.
  2. Klik Save As.
  3. Pilih Computer.
  4. Klik Browse.
  5. Pilih folder tempat penyimpanan.
  6. Pada kolom Save as type pilih Windows Media Video.
  7. Beri nama.
  8. Klik Save.

Dengan menguasai beberapa hal di atas, Anda sudah bisa membuat slide presentasi menggunakan PowerPoint.

Ingat, lancar kaki karena diulang. Semakin sering Anda berlatih, semakin terampil pula Anda nantinya. So, sering-seringlah menggunakan PowerPoint jika ingin terampil membuat slide presentasi.